URZĄD STANU CYWILNEGO

 

Opis sprawy

Wpisanie do polskich ksiąg aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą

 

Kogo dotyczy

urodzenie, małżeństwo, zgon nastąpił za granicą.

 

Wymagane dokumenty

1. Podanie wraz z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała
z podobnym wnioskiem do urzędów stanu cywilnego na terenie Polski (wzory wniosków stanowią załączniki do niniejszej procedury: załącznik nr 1 – wzór wniosku o wpisanie aktu urodzenia; załącznik nr 2 – wzór wniosku o wpisanie aktu małżeństwa; załącznik nr 3 – wzór wniosku o wpisanie aktu zgonu). W przypadku transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa oświadczenie małżonków o wyborze nazwisk noszonych po zawarciu małżeństwa oraz oświadczenie o wyborze nazwisk dla dzieci pochodzących z małżeństwa jeśli zagraniczny dokument podlegający transkrypcji ich nie zawiera.
2. Dokument tożsamości: dowód osobisty lub paszport
Oryginał zagranicznego odpisu aktu, który ma być wpisany, względnie fotokopia potwierdzona przez organ, który sporządził akt i jest uprawniony do wydawania z niego odpisów wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie winno być dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego ( EOG ) lub konsula. Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula oraz dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski. Nie wymagają tłumaczenia odpisy aktów stanu cywilnego wydane na druku wielojęzycznym sporządzone zgodnie z Konwencja Wiedeńską z dnia 8 września 1976 r.
3. Pełnomocnictwo – w przypadku składania wniosku przez pełnomocnika
4. Dowód osobisty i książeczkę wojskową osoby zmarłej ( jeśli posiadała ) w przypadku transkrypcji zagranicznego aktu zgonu.

 

Miejsce składania pism

Urząd Stanu Cywilnego pokój nr 1

 

Termin i sposób załatwienia

Niezwłocznie, do miesiąca w sprawach wymagających prowadzenia postępowania wyjaśniającego, a w sprawach skomplikowanych do dwóch miesięcy.

 

Opłaty

1. Opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego przeniesionego w drodze transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego - 50,00 zł. 2. Opłata skarbowa od złożenia pełnomocnictwa – 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielonych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej). Wpłatę można dokonać również na rachunek bankowy Urzędu Miejskiego w Czaplinku : Pomorski Bank Spółdzielczy w Czaplinku  nr konta: 86 8581 1027 0400 0505 2000 0003 lub w kasie Urzędu Miejskiego w Czaplinku, pokój nr 8 w tytule podając "Opłata skarbowa za transkrypcję aktu ....."

  

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j.Dz. U. z 2011 r.,Nr 212, poz. 1264),
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884),
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 267),
Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej ( t.j.Dz. U.z 2014r. poz. 1628).

Tryb odwoławczy

Na decyzję o odmowie wpisu aktu stanu cywilnego aktu sporządzonego za granicą,
stronom przysługuje prawo wniesienia odwołania do Wojewody Zachodniopomorskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Czaplinku, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

 

Inne informacje

1.Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji, lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji, lub interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.
2. Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję, albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
3. W przypadku niemożności porozumienia się ze stroną składającą oświadczenie mające wpływ na stan cywilny osoby, z powodu nieznajomości języka polskiego, na tej osobie spoczywa obowiązek zapewnienia udziału tłumacza przysięgłego języka, którym ta osoba się posługuje.
4. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie; z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.